Đúc kết quy trình tổ chức Hội Nghị khách hàng cơ bản

Dù cho là tổ chức bất cứ sự kiện nào thì cũng cần một quy trình cụ thể rõ ràng để từng khâu trong công việc tổ chức được xâu chuỗi và liên kết với nhau. Tổ chức Hội nghị khách hàng cũng không phải là một ngoại lệ. Với một quy trình tổ chức hội nghị khách hàng bài bản, chuyên nghiệp, chắc chắn bữa tiệc sẽ diễn ra suôn sẻ và thành công. Hãy cùng Art Event là một công ty chuyên tổ chức sự kiện tại Hà Nội khám phá những bước cơ bản trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng nhé!

1. Biết được mục đích sự kiện là gì?

Điều đầu tiên trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng hay bất cứ sự kiện nào cũng đều phải luôn xác định mục tiêu mà hội nghị hướng đến. Để làm rõ được nội dung này; doanh nghiệp cần xác định ngay từ đầu xem họ hướng đến đối tượng nào? Với ý nghĩa gì? Lợi ích sau khi tổ chức là gì?

>>> Xem ngay list 10 công ty tổ chức teambuilding chất lượng tại Việt Nam

Nắm được mục đích của lễ hội nghị khách hàng

2. Xác định địa điểm, thời gian phù hợp

Địa điểm và thời gian luôn là 2 yếu tố chủ chốt khi bắt tay vào tổ chức sự kiện nói chung và tổ chức hội nghị khách hàng nói riêng.Trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng, doanh nghiệp cần có một thời điểm cụ thể. Một lời khuyên nhỏ chính là hãy chọn ngày nghỉ hoặc buổi tối để thuận tiện cho khách mời hơn.

Bên cạnh đó, khi xác định được mục đích tổ chức; chắc chắn, doanh nghiệp sẽ chọn được địa điểm phù hợp cho buổi hội nghị khách hàng.

Xác định địa điểm, thời gian phù hợp của hội nghị khách hàng

3. Giấy phép thực hiện

Mọi sự kiện lớn nhỏ hay tổ chức hội nghị khách hàng đều cần phải xin giấy phép hoạt động của chính quyền địa phương. Đặc biệt là những sự kiện ngoài trời, có treo băng rôn quảng cáo. Để thuận tiện trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng; vấn đề xin cấp phép cần được thực hiện trước tiên ngay sau khi đã chọn được địa điểm.

Mọi sự kiện đều cần phải xin giấy phép hoạt động của chính quyền địa phương

4. Xây dựng một kịch bản chi tiết

Kịch bản chi tiết chính là nội dung chính của toàn bộ sự kiện. Cái mà ảnh hưởng đến thành công nhiều nhất trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng. Kịch bản cần bao gồm toàn bộ các tiết mục, phân công nhân sự, thời gian cụ thể, cũng như rủi ro cần tránh,… càng cụ thể càng dễ thực hiện.

Hội nghị khách hàng cũng cần xây dựng một kịch bản chi tiết

5. Phân công và điều phối nhân sự

Như đã đề cập ở trên, việc phân công nhân sự sẽ được ghi chi tiết trong kịch bản. Tuy nhiên cũng cần phổ biến công việc của từng người, tạo môi trường làm việc theo nhóm. Có sự hỗ trợ, giám sát lẫn nhau một cách thuần tục, nhuần nhuyễn nhất.

>>> Xem ngay tất cả những dịch vụ sự kiện tổ chức tại Hồ Chí Minh

6. Gửi thư mời cho khách hàng

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng tiếp theo là công đoạn gửi thư mời. Thư mời không chỉ là để thông báo địa điểm, thời gian. Mà còn thể hiện sự tôn trọng của nhà tổ chức với khách mời. Nên gửi thư mời từ sớm, ít nhất là 2 tuần trước khi sự kiện được tổ chức. Để khách mời xác nhận và dễ dàng chuẩn bị đồ ăn, thức uống, chỗ ngồi,…

7. Công tác chuẩn bị trước chương trình

Để đến bước chuẩn bị trước chương trình, còn rất nhiều khâu set-up khác. Chẳng hạn như dựng sân khấu- âm thanh – ánh sáng; kê bàn ghế; trang trí; thuê văn nghệ,…. Nhưng trước khi chương trình được tổ chức; cần kiểm tra lại tất cả các hạng mục, tổng duyệt sân khấu, chỉnh đốn toàn bộ nhân sự,… Nhằm đảm bảo mọi thứ đều theo đúng kịch bản trước khi hội nghị khách hàng bắt đầu.

8. Chăm sóc khách hàng sau khi kết thúc chương trình

Chăm sóc khách hàng là khâu quan trọng nhất sau mỗi sự kiện, và hội nghị khách hàng thì điều này càng quan trọng hơn. Nó sẽ cho doanh nghiệp biết hội nghị khách hàng của mình có đạt được mục đích đề ra hay không. Hơn hết, đây cũng là cơ hội để thể hiện sự quan tâm của mình với khách hàng. Khẳng định được hình ảnh và ấn tượng doanh nghiệp để thu hút khách hàng sau này.

Hãy để quy trình tổ chức hội nghị khách hàng này được hiện thực hóa bởi Art Event; cùng những kinh nghiệm trực quan của mình. Chúng tôi là những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hồ Chí Minh sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong tất cả các sự kiện lớn nhỏ, trong và ngoài nước.

Công ty chúng tôi chuyên:

Tổ chức Team Building: Trong nhà, ngoài trời, Sport Day,....
Tổ chức Amazing Race cho khách trong nước và khách quốc tế
Tổ chức Sự Kiện: Gala Dinner Year end Party, Tổ chức các lể kỷ niệm, Khai trương, ....
Tổ chức kết hợp Trong các chuyến đi du lịch xa gần.
Cho thuê vận dụng Team Building và tổ chức Sự Kiện

CÔNG TY DU LỊCH VÀ SỰ KIỆN VIỆT NAM